Die neue GoBD - was sich nun geändert hat!

Digitale Rechnung und die neue GoBD

Die GoBD ist am 14.11.2014 mit BMF-Schreiben veröffentlicht worden!
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
• Die neue GoBD fasst einige vorhandene Gesetze zusammen.
• Verfahren werden geregelt und Forderungen klar gestellt.
• Damit gibt es eine Basis für die Steuerprüfungen der Zukunft.

Das Bundesministerium für Finanzen hat darin erläutert, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind und ist seit dem 1. Januar 2015 in Kraft. Die GoBD ist eine Verwaltungsanweisung, die für die nachgeordneten Dienststellen (Finanzämter) Verbindlichkeitscharakter haben!

Hier die Kernaussagen der GoBD (Auszug)

  • Die steuerrelevanten Datenverarbeitungsysteme, also auch ein DMS-System, sind gegen Verlust zu sichern.
  • Buchungen oder Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • Durch entsprechende Hardware, Software oder organisatorische Vorkehrungen kann die Unveränderbarkeit gewährleistet werden.
  • Spätere Änderungen sind so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.
  • Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • Unveränderbarkeit lässt sich hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger), softwaremäßig (z. B. Sicherung, Sperren, Festschreibung, Löschvermerken, Protokollierung, Historisierung, Versionierung) wie auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleisten.
  • Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht , soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
  • Dies gilt entsprechend auch für die reine Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mail-Systems ohne jegliche zusätzliche Sicherungsmaßnahmen.
  • Es bietet sich der Einsatz dedizierter Aufbewahrungs- bzw. Archivsysteme (z. B. DMS-Systeme) an, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. die Nachvollziehbarkeit von Änderungen geleistet werden kann.
  • Im Datenverarbeitungssystem erzeugte Dokumente sind im Originalformat aufzubewahren.
  • Wenn abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe tatsächlich in elektronischer Form (z. B. im File-System oder einem DMS-System) aufbewahrt werden, ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig.
  • Bei einem E-Mail, das als reines Transportmittel für ein elektronisches Dokument (z. B. eine Rechnung im PDF-Format) dient und keine sonstigen steuerrelevanten Inhalte enthält muss lediglich das transportierte Dokument, nicht aber die E-Mail selbst aufbewahrt werden.
  • Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden(z. B. Eingangsrechnungen oder Bankkontoauszüge im PDF- oder Bildformat).

Die neue GoBD ist für uns alle eine Herausforderung, die zwar jetzt noch nicht "brennt" aber uns spätestens bei der nächsten Steuerprüfung einholen wird.
Unsere Empfehlung: Machen wir aus der Not eine Tugend und nutzen diese Vorschriften doch dazu, Unternehmensprozesse in der eigenen Firma zu durchdenken und gleichzeitig zu optimieren.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne!