Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im praktischen Einsatz
Zwei Erfolgsberichte von Holzbau Lechner und ASE-Wohnkultur
Der direkte Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell – ist ein klarer Mehrwert für jede Unternehmensart und Unternehmensgröße!
Nahezu jeder kennt die zeitaufwendige Suche nach E-Mails und Dokumenten. Die Recherche der gewünschten Information kostet wertvolle Arbeitszeit. Durch die inoxision ARCHIVE Archivierungssoftware habt ihr die Möglichkeit, Daten wie E-Mails, digitale Dokumente oder Papierdokumente zentral und revisionssicher zu verwalten.
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Wir haben Emily Lechner von Holzbau Lechner (www.holzbau-lechner.de) und Heidi Asenkerschbaumer von ASE-Wohnkultur (www.ase-wohnkultur.de) nachgefragt und die beiden geben Euch stellvertretend für viele DMS-Kunden einen Einblick, welchen Mehrwert sie für die eigene Firma erreichen konnten!
Interview Emily Lechner
Claudia Kreuzeder: Liebe Emily, du warst bei Euch im Betrieb Holzbau Lechner federführend zuständig für die Einführung eines Dokumentenmanagements. Welche Überlegungen im Vorfeld haben bei Euch dazu geführt, so ein System einzuführen?
Emily Lechner: Grundsätzlich war bei uns im Betrieb die Überlegung, wie wir die wiederkehrenden täglichen betrieblichen Prozesse, v. a. eben in der Buchhaltung, effizienter gestalten können. In der Summe hatten wir das Ziel, Kosten einzusparen. Außerdem ein großer Aspekt war, dass der Papierverkehr zukünftig verringert werden soll. Als ökologischer Holzbaubetrieb liegt uns unsere Umwelt sehr am Herzen, mit dem Schritt in Richtung papierloses Büro möchten wir einen Teil dazu beitragen.
Claudia Kreuzeder: Welche Prozesse sollten bei Euch mit dem DMS optimiert werden?
Emily Lechner: Vor Einführung des DMS-Systems war unsere Buchhaltung noch sehr viel mit öffnen von Briefen/Rechnungen beschäftigt – dies war einer der größten Punkte, die wir mit dem neuen System umgehen wollten. Zudem war es uns wichtig, dass wir EIN System nutzen, indem man die Bearbeitung der Dokumente vom Anfang bis zum Ende vornehmen kann, da dies mit unserem alten Programm bisher nicht möglich war. Ebenso sollte es auch ein Programm sein, welches die OCR-Erkennung selbst steuert, da es bis dato erheblich Zeit in Anspruch genommen hat, alle Inhalte von Rechnungen einzulesen, damit die entsprechende Suchfunktion im Nachhinein einwandfrei funktionierte.
Claudia Kreuzeder: Wie hat sich die Einführung gestaltet?
Emily Lechner: Nachdem wir uns mit DATAline dazu entschlossen haben, dass wir das neue DMS-System einführen, nahm Robert sich die Zeit, um uns einen ersten Überblick über das System zu geben. Was wirklich ein großer Vorteil ist, dass das Programm individuell mit Pflichtfeldern (z. B. Belegnummer, Rechnungsdatum, Archivdatum etc.) gestaltetet werden kann. Zusammen mit DATAline haben wir anschließend ein Grundgerüst für unsere Zugänge aufgebaut. Je mehr das Programm in unsere Betriebsabläufe integriert wurde, desto öfter kam uns natürlich in den Sinn, weitere Optimierungen bezüglich der Pflichtfelder und weiterer zeiteinsparender Prozesse vorzunehmen.
Claudia Kreuzeder: Wie ist nun Eure Erfahrung im täglichen Einsatz? Gibt es eine Zeitersparnis und Vereinfachung in wiederkehrenden betrieblichen Abläufen?
Emily Lechner: Inzwischen sind in diesem Programm alle Belege der Buchhaltung hinterlegt. Die Dokumente gelangen direkt von unserem Postfach über eine entsprechende Schnittstelle in unser DMS-System, sodass wir eine enorme Zeit- und Papierersparnis erzielen können. Die Inhalte der Belege werden ebenso vom System über eine automatische OCR-Erkennung hinterlegt, dadurch können wir die Belege auch ohne Umwege an Datev senden und die einzelnen Belege müssen nicht mehr in Datev eingespielt und befüllt werden.
Zudem werden bei unseren Eingangsrechnungen alle Zahlungsziele und bei unseren Ausgangsrechnungen alle Zahlungseingänge hinterlegt, sodass wir anhand von Suchmasken, welche wir auf unseren Betrieb zugeschnitten haben, die noch offenen Rechnungen sichtbar machen können. Mithilfe dieser Funktionen ergibt sich bei unseren täglich wiederkehrenden Buchhaltungsprozessen die gewünschte Zeit- und Kostenersparnis.
Wie bei jeder neuen Programmeinführung braucht es natürlich erstmal Zeit, um sich an alles Neue zu gewöhnen. Sei es die Optik, als auch die Handhabung, jedoch ist das DMS-System in unserem Holzbau-Betrieb mittlerweile nicht mehr weg zu denken.
Claudia Kreuzeder: Plant ihr in Zukunft noch weitere Prozesse mit dem DMS-System zu optimieren?
Emily Lechner: Mit der Einführung des Dokumentenmanagementsystems sind wir tief in die digitale Welt eingetaucht. Natürlich haben wir bereits neue Überlegungen, wie wir uns in Zukunft noch weiter verbessern und Abläufe optimieren können. An dieser Stelle möchten wir uns für die bisherige Gestaltung und die gute Zusammenarbeit mit DATAline bedanken. Mit eurem Know-How habt ihr uns „an der Hand“ genommen und uns zuverlässig in die DMS-Welt begleitet.
Vielen Dank an das gesamte Team der Fa. DATAline. Wir freuen uns auf weiterhin gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit!
Interview Heidi Asenkerschbaumer
Claudia Kreuzeder: Liebe Heidi, du warst bei Euch im Betrieb federführend zuständig für die Einführung eines Dokumentenmanagements. Welche Überlegungen im Vorfeld haben bei Euch dazu geführt, so ein System einzuführen?
Heidi Asenkerschbaumer: Die Digitalisierung hält in allen Bereichen bei uns Einzug – Fertigung, Lagerwirtschaft usw., darum war es nur eine Frage der Zeit und der technischen Umsetzbarkeit in ein Dokumenten-Management zu investieren. Ein wichtiger Punkt war u.a. das Thema: Ressourcen schonen (reduzierter Papierverbrauch => Rohstoff Holz). Dazu kam die staatliche Förderung durch den „Digitalbonus“.
Claudia Kreuzeder: Welche Prozesse sollten bei Euch mit dem DMS optimiert werden?
Heidi Asenkerschbaumer: Da das schnelle Zugreifen auf gleiche Dokumente von unseren Mitarbeitern sehr wichtig ist, wurden zu allererste die Eingangs- und Ausgangsrechnungen digitalisiert; die weiteren Schritte wären: Auftragsdaten, mit Emailverkehr usw.
Claudia Kreuzeder: Wie hat sich die Einführung gestaltet?
Heidi Asenkerschbaumer: Hier waren 2 – 3 Sitzungen (Meetings) mit Robert vor Ort nötig, in dem unsere Anforderungen besprochen wurden. Dazu kamen noch 2 -3 Einführungstermine mit den Personen, die im Betrieb hauptsächlich damit arbeiten. Die Umstellung zog sich vor allem bis unsere Lieferanten auf die digitale Rechnungsstellung umgestellt hatten. Ein Monat lang arbeiteten wir parallel. Seit 01.09.2020 sind wir digital von Rechnungseingang/-ausgang über die Buchung bis zur Überweisung. 😊
Claudia Kreuzeder: Wie ist nun Eure Erfahrung im täglichen Einsatz? Gibt es eine Zeitersparnis und Vereinfachung in wiederkehrenden betrieblichen Abläufen?
Heidi Asenkerschbaumer: Und ob! Kein Ordnerschleppen mehr, kein Papierkram mehr! Also wir haben wirklich physisch Platz geschaffen bzw. Raum gewonnen. Schnellstes Zugreifen auf Daten – in unserem Fall Rechnungen – ist nun möglich, echt super!